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6 conseils pour gérer le télétravail pendant le confinement

Carrière

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16/04/2020

Nous vivons une crise sanitaire sans précédent qui nous contraint à un confinement total. La présidence de l’université Sorbonne Paris Nord, pour qui votre santé, votre sécurité et votre épanouissement est au cœur de ses priorités, met tout en œuvre pour vous accompagner au mieux.

Ce contexte inhabituel transforme nos vies et peut générer de l’inconfort, voire de la souffrance et de l’isolement. En cette période de confinement, vous êtes amenés, pour un certain nombre d’entre vous, à faire du télétravail.

Pour certains, vous avez déjà pratiqué cette organisation de travail de manière régulière ou ponctuelle ; pour d’autres, c’est un nouveau fonctionnement auquel il faut s’adapter et trouver ses marques. Dans les deux cas, le télétravail s’impose à vous de manière soudaine et continue.

Comment aborder cette période si particulière et rester efficace ? Comment gérer ce nouveau mode de fonctionnement ? 6 conseils à suivre de près ou de loin selon vos envies, vos besoins et vos possibilités.


1. Aménagez votre espace de travail

Ce conseil en tête de liste vous semble certainement évident mais il est important de ne pas en faire l’impasse.

  • Optez pour le calme et la lumière

Si vous disposez d’un espace de travail chez vous, vos conditions pour exercer votre activité à distance en seront facilitées.

Si votre environnement ne vous permet pas de disposer d’un espace de travail chez vous, privilégiez, dans la mesure du possible, un espace calme, lumineux et isolé, avec une table et un siège confortable.

  • Veillez à votre posture

Positionnement de vos pieds au sol, de votre dos, de vos avant-bras, de votre tête, distance entre vos yeux et l’écran… Voici les règles à suivre de toute urgence : avoir le dos droit, le cou droit, les yeux alignés avec votre écran, vos épaules alignées avec votre corps et vos coudes proches de 90 °. Autant de bons gestes à adopter pour éviter les risques physiques d’une mauvaise posture prolongée. Faites de votre mieux avec ce dont vous disposez et gardez une bonne posture. Soyez vigilants et à l’écoute de votre corps.

*Pour en savoir plus 

Consultez le site de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) : http://www.inrs.fr/risques/travail-ecran/ce-qu-il-faut-retenir.html

http://www.inrs.fr/media.html?refINRS=ED 923

  • Privilégier le port d’un casque ou d’écouteurs

Pour plus de confort, utilisez un casque ou des écouteurs pour vos appels téléphoniques et visio-conférences.


2. Conservez vos repères pour recréer une ambiance de travail


Les habitudes matinales permettent d’installer un cadre, de structurer une journée et de se mettre en condition de travail. Dans la mesure du possible, réinstaurez ces mêmes habitudes matinales, qui étaient les vôtres avant le confinement.
Petit-déjeuner, choix de votre tenue, séance de sport à la maison… autant de rituels à conserver et adapter en cette période de confinement.


3. Organisez votre temps et planifiez vos tâches


Déterminez des plages horaires de travail qui correspondent à votre activité de travail habituelle. L’objectif est de planifier vos tâches. Cela vous permettra de rythmer votre journée et de vous donner un cadre. Dédiez des plages pour chacune des missions que vous aurez identifiées afin de les traiter :
– gestion des mails
– organisation d’une visioconférence via teams
– préparation d’un support de cours
– saisir des bons de commande…

Pour que votre journée de travail soit efficace, il est important de l’organiser avant même de démarrer le télétravail. Cela facilitera la gestion de votre charge de travail et de vos priorités.


4. Communiquer est la clef


La communication est essentielle. En effet, lorsqu’on est à distance loin de ses collègues et de ses managers, il est d’autant plus important de bien communiquer. Mails, messageries instantanées, outils collaboratifs, activez tous les outils de communication à votre disposition pour rester en lien avec vos collègues et votre manager et prendre des nouvelles de chacun d’eux.

*Pour en savoir plus
Consultez nos articles
COVID-19 : des outils numériques à votre disposition

https://ent.univ-paris13.fr/applications/informations/?from=acc&url=5046:covid-19-des-outils-numeriques-a-votre-disposition

FAQ : comment utiliser les outils numériques

https://ent.univ-paris13.fr/applications/informations/?from=acc&url=5052:faq-comment-utiliser-les-outils-numeriques

  • Partager les informations

L’objectif n’est pas d’alerter vos collègues sur votre emploi du temps heure par heure mais de les informer des dossiers et des sujets en cours, leur indiquer comment vous progressez, quand vous finalisez vos tâches et de les prévenir lorsque vous êtes disponible. Partager ces informations permettra d’avancer ensemble et d’être tous sur la même longueur d’onde.

  • Échangez en face à face

Ne négligez pas le contact visuel. Celui-ci rend l’échange plus « personnel ». Avoir du temps face à face est agréable. Cela évite surtout de désincarner le travail et de perdre tout contact.

  • Soyez solidaires de vos collègues

Soyez également solidaires et à l’écoute de vos collègues. Nous ne vivons pas tous la crise de la même façon et dans les mêmes conditions. Prenez des nouvelles de vos collègues. Si certains se sentent seuls ou vous indiquent avoir du mal à s’organiser, essayez de les rassurer, de les comprendre et de leur proposer de l’aide.


5. Faites des pauses et veillez à déconnecter


Il est primordial de s’accorder des pauses dans la journée pour déconnecter et souffler un peu

  • Faites des pauses régulièrement

Respectez vos jours de travail. Si vous ne travaillez pas le week-end, inutile de répondre à vos mails le samedi ou le dimanche.

• Respectez vos horaires de travail. Si votre journée débute à 9h, inutile de vous connecter dès 7h30

• Ne négligez pas votre pause déjeuner. Si vous avez l’habitude de faire une pause d’1h ou de 2h, conservez cette durée.

• Faites des pauses pour boire un café, se dégourdir les jambes, téléphoner à vos proches…

  • Stop à la sédentarité

Au travail, vous êtes en perpétuel mouvement : chercher un document à l’imprimante, se rendre en réunion, boire un café avec ses collègues… Chez vous, ne restez pas sédentaire : bougez régulièrement en vous accordant par exemple des séances de sport chez vous pour rester dynamique et en bonne santé.

*Pour en savoir plus 

Consultez nos articles

COVID-19 : protégez-vous et protégez les autres en respectant les gestes barrières mais pensez aussi à vous maintenir en forme !

https://www.univ-paris13.fr/covid-19-protegez-protegez-autres-respectant-gestes-barrieres-pensez-a-maintenir-forme/

COVID-19 : restez en forme avec le DAPS !

https://www.univ-paris13.fr/covid-19-restez-forme-daps/


6. Préservez votre équilibre vie personnelle et vie professionnelle


L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est souvent mis à rude épreuve avec le télétravail, et encore plus en période de confinement.

  • Créez des routines

Se doter d’une routine est la clé. En effet, lorsque l’on est en télétravail, les frontières entre la vie privée et le travail deviennent flou. L’idée, est simplement de se créer des moments qui marquent le début et la fin du travail, de manière à ne pas se sentir en permanence submergé par l’impression d’être tout le temps au bureau.

  • Marquez une rupture entre les temps professionnels et les temps personnels

A la fin de la journée, adoptez les mêmes gestes qu’au bureau. Eteignez votre ordinateur et changez d’activité pour intégrer la sphère privée. Organisez votre vie familiale, dans la mesure du possible. Vous pouvez par exemple communiquer vos horaires de travail à vos proches pour qu’ils ne vous dérangent pas pendant votre journée de télétravail, sauf urgence. Même si cela n’est pas toujours simple, demandez à vos enfants de ne pas entrer dans votre espace de travail pendant que vous travaillez à la maison.
En tant que parent, le secrétariat d’Etat chargé de l’égalité met à votre disposition le guide des parents confinés
*Pour en savoir plus
Consultez Le guide des parents confinés sur https://www.egalite-femmes-hommes.gouv.fr/wp-content/uploads/2020/03/Guide-des-parents-confines-50-astuces-de-pro.pdf

  • Pensez bien-être et santé

Octroyez-vous des moments de détente, de relaxation : écoutez de la musique, lisez, cuisinez, appelez vos proches… Accordez-vous des moments d’exercice physique pour rester en forme. Prenez soin de vous et des autres.



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